読者です 読者をやめる 読者になる 読者になる

人生をゆるく楽に生きるためのブログ

本音で生きたら、いろいろと楽しくなってきた人のブログ。

MENU

全体像を理解することの大切さ

 

上司に任された仕事をやっている時、何をやったらいいのかわからなくなってフリーズすることありませんか?

僕はしょっちゅうあるんです。 

やばい、やばい。まじで何したらいいの?次・・・・

となって、とりあえずgoogle先生を呼び出すけど検索画面は真っ白のまんま。

刻々と時間が過ぎていき、結局仕事の質が低く怒られるという結末が待っているというように。

 

ちょっとこのまんまじゃダメだと思い、試行錯誤したのちになんかいろいろ見えてきたので、今回は仕事でテンパらない方法をまとめていきたいと思います。

 

 

なんでフリーズするんだろう・・・ 

 

そもそも仕事とかでテンパる時って、

「やり方がわからない」とか「進め方がまじでわからん」となってフリーズするところから始まります。

「これやってと任されたけど、何から始めたらいいの?」ってなってしまい、刻々と時間が過ぎ、テンパってくるといったように。

 

この原因なのですが、

全体像を把握しきれていないことにあると思っています。

全体像を理解していれば、まず何から始めるべきなのかがわかり、「何をしたらいいんだろ?」みたいにはなりません。

 

じゃあ全体像を把握すればいいんだ!と終わっても意味はありません。

なぜなら、この全体像の把握こそがなかなか難しいからです。

 

全体像の把握するとどうなるの?

 

そこでちょっと全体像を把握するということについて考えてみることにします。

全体像とは、

「ある物事全体的イメージ」や「部分的ではない全体的概観」などの意味で使われる表現

と言った意味です。

 

仕事でこの言葉を利用するなら、

1つの業務の流れを全部知っていることを、【全体像の把握】と言っていいと思います。 

 

つまり最終ゴールをきちんと確認し、

そのために必要なことを洗い出すということが全体像の理解ということになります。

 言い換えれば、戦略とも言えますね。

 

ここで全体像を把握したらどうなるのかということを具体例を交えて説明していきたいと思います。

 

例えば、上司から「この資料は次に入ってくる新人さんのためのマニュアルだからわかりやすく書いておいてね」と言われたとします。

(あ、この場合、最終ゴールは新人さんが業務にいち早く入れるような資料を作成するという設定です。)

 

ここでのゴールは、【新人さんのためのわかりやすいマニュアル】の作成です。

最終ゴールはここで確認できました。

 

次にやることは、ゴールを分割していくことです。

ざっくりですが、一例としてゴールを細分化してみました。

 

新人さんのためのわかりやすいマニュアル=業務の全体像×業務の詳細点

 

この2つをきちんと押さえて資料を作成すればわかりやすいマニュアルが完成することになります。(ゴールの細分化を間違えてしまうと、最初からやり直しになってしまいます。)

 

そしてさらに、ゴールを細分化したものを分解していきます。

 

業務の全体像=会社全体の問題×会社全体の問題の位置付け

 

これをどんどん繰り返していくうちに、やることが見えてきます。

「まず取り掛かることとして、業務の全体像からだな。そのために会社全体の問題×会社全体の問題の位置付けから着手しよう」といったように。

 

このように全体像の把握をすれば、やるべきことが見えてきます。

 

全体像を把握したらどうするの?

 

ここまでくれば、あとはスケジュールに落とし込むだけです。

先ほどのやり方で、最終ゴールからどんどん分解していくと、やることが10以上になっていることも多々あります。

 

そこで、それらをカテゴリー分けしシンプルにしてあげるのです。

たくさん出てきたやることをいきなりスケジュールに落とし込むことはしません。

まずファーストステップは、多くなったタスクを分類することです。

その次に、分類したものをスケジュールに落とし込んでいき実行に移します。

 

これらを「カレーを作るときの例」で、説明していきたいと思います。

 

まずカレーを作るという最終ゴールをどんどん分割したら下記のようにやることが出てしました。

 

・お皿を準備する

・ルーを買いに行く

・箸を準備する。

・お米を炊く

・ニンジンを買う

・鍋にお湯を入れる

などなど。

 

そしたら今出てきたやることをカテゴリー分けしてあげるましょう。

・買い物をする

・料理をする

・食べる支度をする

このように、大きく3つのカテゴリーに分類できるかと思います。

 

そして最後にスケジュールに落とし込んでいきます。

あとはうまくスケジューリングするだけです。

なので効率の良いツールを使いましょう!

 

スケジュールに落とし込む時に役に立つのがガントチャートというツールです。 

ガントチャートとは、

ガントチャート(英: Gantt chart)とは、プロジェクト管理や生産管理などで工程管理に用いられる表の一種で、作業計画を視覚的に表現するために用いられる。 棒グラフの一種でもあり、横棒によって作業の進捗状況を表す。

といったもので、主にスケジュール管理で利用されます。

ガントチャートを使った料理をするまでの写真があったので、引用させていただきましょう。

 

f:id:yanomekeita:20160913231643p:plain

 

 このように、ガントチャートを利用し、上記の図のようにスケジュールに落とし込み終えました。

 

どうでしょうか?

何をやるかが、すごくスッキリしませんか?

この手順通りに進めていけば、

迷うことなくゴールに向かって突っ走っていくことができます。

全体像を理解するってとても大事だなと実感させられます。 

 

また、全体像を理解する上で大事なのは、最終ゴールを確認することということも改めて感じます。

これができていないければ、何をしたらいいのかわからなくなるのは当然です。

だって、「お金は渡されたけど何を作ればいいんだっけ・・・」となっていたらスーパーマーケット内で撃沈ですよね。笑

 

まとめ

 

何をするにしても最終的に目指しているものはなんだっけ?や、最終ゴールとはどんなものなのかってことを、問いかけることはとても重要になります。

これをやらずにスタートしてしまうと、冒頭であげたようにフリーズします。

仕事を早く終わらせたければ、まずは、少し時間をとり全体像の理解に努めましょう。

 

明日も頑張っていきましょう!